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行业知识

浅论实验室信息管理软件的风险控制


 
                                                                                                                                                        ————写给广大准备实施实验室信息管理软件的客户
 
     因为管理软件的失败率通常都比较高,所以用户有必要了解一下风险的控制问题。要想比较好的控制软件风险,首先需要了解哪些因素会影响到用户需求的实现?我们通过多年的经验,归纳总结了以下十个因素——见下图。希望通过对这些因素的分析,来说明用户如何进行软件的风险控制。
    当然我们只是提供了一种方法模式,用户也可以根据自己的经验来完善这个文件,希望能得到您们的批评指正。

一、影响需求实现的十个因素说明




射线图
1、用户愿意支付的资金
资金肯定最重要。根据需求,合理的确定资金不是个简单的工作。首先需要确定大致的用户需求,比如按照ISO/IEC17025展开用户需求,也可以按照自己的管理内容展开需求;之后要请软件供应商编制方案,确定比较准确的资金;可能用户还需要考虑其他的软、硬件情况,服务器、路由器、VPN、终端机升级改造、数据库等的费用。
2、用户对信息化建设允许的时间
    时间跟资金、开发方式等有密切关系,而开发方式的不同会使得时间上差别非常大。产品的方式快,一般1个月内就可以完成;项目的方式比较慢,通常3-6个月时间才能完成。
3、用户管理的水平
    管理水平高低的评价很复杂,这里不想过多讨论。只是我们通过用户失败的例子,结合用户管理上的表现,我们认为有两个非常关键:一个是按照先进的管理标准建没建立质量管理的体系,至于过不过cnas等的评审还在其次;第二个是执行力怎么样?执行质量管理思想的行动能力非常重要。管理水平因为会直接影响用户资金、项目时间、项目组的运转和供应商评价等方面,所以对于整个信息化建设的顺利开展都影响深刻。
4、用户目前信息化的水平
    信息化水平高的表现主要是有人员专门管理信息化设备、设施;有严格执行的、全面的信息管理制度;深刻理解软件自主维护的重要性;同时还必须格外注意软件安全性的问题。
5、用户平和坚韧的心态
    管理的信息化很艰难,管理细节的固化非常难,管理水平的提升尤其难。所以需要有做大事情、大项目的心态。
6、用户项目组的有效运转
    项目组的主要工作有三:一是供应商的选择,二是软件实施中的测评和初始化,三是今后软件的维护。所以项目组的有效运行是非常重要的。
7、软件供应商的技术能力(水平)
这个是供应商评价中的最重要指标,也是对用户需求产生直接影响的最重要因素,技术能力强的表现有:
1)软件功能全面、复杂,表现形式简捷、明确,使用方法简单、直接、零培训、主动提醒;
2)管理软件必须要做个性化调整,能力强的公司使用自己研发的开发平台为用户进行定制开发,会避免很多用户风险;同时软件的研发能力和研发的及时性也比使用其他公司的开发平台更容易得到保障;
3)由于报告的重要性,所以报告的安全的、自动生成的能力就变得非常有现实意义,那种使用word、excel等第三方软件生成的报告,由于大量数据都留在了做样、数据审核等环节,造成了报告很容易被复制,非常不利于管理。详见附件一《实验室信息管理平台报告处理特点》。
4)因为管理软件经常需要跟随管理内容的变化而变化,那种作死,不能调整的软件实在是不能适应用户需求,所以软件的灵活性就变得非常重要。软件灵活性的最高状态就是可以实现以用户为主导的、对软件的二次开发。详见附件二《自主维护实验室信息管理软件的重要性》。
8、软件产品的符合程度
用户首先需要明确自己需要是一个管理软件还是一个工具软件。二者差别明显:最主要的是工具软件主要围绕着做样——检测环节展开的,其他各种功能都是配合做样环节而设置的,功能按键很多,都集中在一个界面上,使用复杂,必须经过较长时间的培训才能使用好。
管理软件主要围绕着各种管理要素(如17025标准)展开的,主要给各级管理人员使用的,特别是主要领导,各部门主管,各种专项管理人员——业务、设备、质量、人事、财务、固定资产、标准、图书资料报告文件等使用的;使用方法简单,不用培训;各种统计查询、汇总台账和工作流程众多,服务的对象广泛,获取汇总数据的能力很强;绝不像工具软件那样往往只有一个检测流程,工具软件的统计查询也往往只局限在做样环节产生的数据。
在明确了需要什么软件后,用户才好整理自己的需求目标,找到符合自己需要的软件。
9、软件的开发方式
产品的方式——就是直接使用软件,或者简单修改,用时最短,但由于没有结合用户需求,产品能够正常使用的情况很少,尤其是管理越复杂,产品就越不能适合用户,失败率就越高;
项目的方式——就是按照用户需求定制开发软件,需要首先了解用户需求,结合产品原型,对软件进行修改,特别是使用平台开发软件的方式,使用“即见即得”的快速开发——用户边使用软件,提出需求,供应商边快速调整软件,用户边测试评价,供应商再次调整软件……通过这样的需求和软件的“磨合”过程来保证用户需求的实现。详见附件三《使用EMP软件平台为实验室进行定制开发能够保证软件成功率》。
另外开发方式的不同还会直接改变“承担风险的主体”,产品方式的风险主要由用户负担,项目的风险主要由软件企业承担,所以软件企业的产品符合程度和技术水平、技术能力将决定整个项目的化解风险的能力。
10、软件的二次开发能力
二次开发是相对于一次开发而言的,一次开发通常是由软件供应商完成的;二次开发主要由用户进行,二次开发要比软件的灵活性的功能设置要深入很多。详见附件二《自主维护实验室信息管理软件的重要性》
二、十个因素对于用户需求的影响程度
用户需求按照重要程度可以分为三个层次:检测业务流程的需求是核心,资源和质量管理是辅助,第三软件维护的需求,以保证软件能够长期有效使用。
当然用户需求按照深入程度也可以分为三个层次:用户内部确定需求时,可以是宏观性的,质量要素级别的,可以理解为质量手册规定的内容;方案合同签订时可以是程序文件级别的内容;具体实施过程中,可以细化到作业指导书级别的内容。
“●”对用户的不同层次的需求有很强的影响能力,“◎”对用户需求有较强的影响能力,“○”对用户需求有一定的影响能力。

用户需求
 
 
影响因素
需求 说明
检测流程、数据分析需求 资源和质量管理的需求等 软件维护的需求
资金 资金充足可以考虑三个需求都满足。资金要同用户需求相适应,需求复杂就不要期望资金少。
时间 首先要保证检测流程,其次再满足资源和质量管理的需求。时间上要考虑充分,不要赶工期,也不要犹豫不前,太长或者太短的时间都不太好。
用户管理水平 管理水平非常重要,会对用户所有需求产生重要影响,他同时还对资金、时间、项目组等因素产生重要影响。管理执行力不高的单位即使上了好软件也很难正常使用。当然最佳的情况是用户通过上软件,固化先进的管理思想,从而提升了管理水平,促进了执行力,但这个过程的难度相当大,资金、时间、项目组等都需要大的投入。实施好了,效果确实很明显。
用户目前信息化的水平 信息化水平高的表现之一就是非常重视软件维护,特别是保修期外的自主维护。
用户平和坚韧的心态 在软件实施过程中,这种心态非常重要。因为最好的服务是使用平台为用户做定制开发,但定制开发就会对软件产品“牵一发动全身”的不利影响,只是平台开发会大幅度降低这种影响,但不能完全消除,所以用户在测试评价软件时会有一定的反复,需要用户有平和坚韧的心态。
用户项目组的有效运转 软件实施过程中,项目组要承担很多测试评价的工作,具有非常重要的影响力
软件供应商的技术能力 软件归根到底还是一个智力产品,技术能力就是核心竞争能力,直接影响到用户需求的实现,还会影响到未来用户维护软件的需求。
软件产品符合程度 —— 在软件定制开发过程中,软件的符合程度会变得次要,如果用户想购买产品,那符合性就会变为重要的影响因素。
软件的开发方式 可以决定软件的成败,最佳的方式是使用软件开发平台来为用户进行定制开发,那种使用产品或者使用源代码定制开发的方式都是风险极大的方式。
软件的二次开发能力 —— 决定了软件生命力的重要因素。特别是那种以用户为主导的二次开发能力是最好的。因为软件的二次开发还提升了用户参与软件开发的能力,除了检测流程外,很多调整的内容都可以自行承担。
三、  各个因素之间的相互关系说明,以利于用户把握重点因素
因为资金在这十个因素中很重要,也是最容易受到其他九个因素的影响,所以我们以资金受到其他因素的影响为例说明如下:

序号 影响因素 影响资金情况的说明
1 用户对信息化建设允许的时间 软件实施时间越长,资金要求越多。产品——不调整软件的方式,时间短,要求资金较少,项目——定制开发软件的方式,开发周期长,要求资金就相应较多。反过头来,资金越多,越有时间请供应商调整软件,提高软件需求的满足程度,进而提高软件的成功率。
2 用户目前管理的执行力 执行力越强,在软件实施过程中越可能顺利,特别是需求调研越顺利、详实和准确,越可能缩短实施周期,资金越少。当然资金越多,越有可能弥补执行力不足造成的不利影响。同时执行力还对其他很多因素产生重要影响,是个基础性的影响因素,跟软件供应商的技术水平同等重要。
3 用户目前信息化的水平 信息化水平越高,阅历越丰富,越能对软件产品做出公正的评价,为以后确定合理的资金、供应商评价、软件保外的维护、保证项目组的有效运行等方面打下坚实的基础。
4 平和坚韧的心态 平和坚韧的心态实在是不得不提到的问题,软件的复杂主要体现在管理水平的整体提升上,对几乎所有人都是个挑战,尤其是管理细节的固化问题,造成了大量的软件修改,而软件修改又会造成“牵一发动全身”的不利局面,所以我们需要有平和而坚韧的心态,摒弃浮躁,才能做好软件的个性化调整。良好的心态可以提升软件成功率。
5 用户项目组的有效运转 项目组的运行效率非常关键,直接决定了用户需求的实现程度,效率越高,资金会越少,所以需要有效组织,认真考评,责权利必须明确。项目组的组成:关键人员亲自担任项目组组长,各个主要科室主要负责人都需要测试评价软件,还需要有软件初始化和今后维护的人员。
6 软件供应商的技术能力 软件供应商的实力主要体现在软件的技术能力上,因为只有“技术能力”才会伴随“软件产品和服务”转化并提升用户信息化建设的水平,办公地点豪华不豪华、注册资金多不多都是表面现象。技术能力越高,软件产品服务的质量水平越高,用户需求的满足程度越高。如果质量一样,技术能力高的资金量、定制开发时间一定减少很多。
7 软件产品的符合程度 软件产品同用户需求越符合,今后的调整量会越小,资金也就越少。需要特别说明的是,即使是项目制,也不要那种从无到有的开发,连个基本的产品都没有的情况下的定制开发,风险也是很大的。正常情况下的资金花费可能更多。
8 软件的开发方式 开发方式能决定信息化建设的成败,所以非常重要,主要的开发方式是两种:产品制和项目制。产品便宜、使用效果差;项目贵、使用效果好。
9 软件的二次开发能力 以用户为主导的二次开发是非常实惠的功能,一方面提升了用户参与软件开发的能力,除了检测流程外,很多调整的内容都可以自行承担,这样就节省了不少资金;另外对于用户长期有效使用软件的帮助也是巨大的,可以大幅度的降低保外期间软件维护的费用。从整个软件的生命周期看,具有二次开发能力越强,今后用于软件维护的资金就减少。
通过以上分析,我们可以看到十个因素之间也是相互影响。对于用户来说除了资金之外,最关键的是自己的管理水平,特别表现在执行力方面;对于软件供应商来说,最关键的是技术能力和开发方式。如果用户想控制软件风险,需要多方位,全面的控制这十个方面的因素,才能从根本上解决软件失败率居高不下的问题。

附件一世雄实验室信息管理平台报告处理特点

 

由于报告(证书)是实验室为客户提供的最终产品,是实验室一切工作的出发点和根本目标。所以实验室对于报告的重视是必然的。在信息管理软件中,有几个方面应该会得到实验室的重视。
一、报告的自动化程度,是实验室提高工作效能、降低每份报告成本的最重要指标。
报告的自动化主要指通过数据库模板自动调用各种关联表中数据的能力。比如,报告的封面、基本信息、数据信息和其他附件,都要使用数据表的形式,实现对各种关联数据表的数据调用,那种使用excel或者word形式生成报告的形式是一种过度形式,不应该成为最终的报告形式,主要原因是这种技术严重落后,会给系统的建立、维护、升级带来无穷无尽的麻烦:
使用excel或者word是文件格式,即使采用了ole技术也只是减少了一定的存储空间,但却不能改变文件独立存储的事实,数据存储的空间太大;同时这种方式只能实现报告封面信息的简单调用,其他重要内容都需要excel或者word文件录入或简单调用,根本不能实现复杂的逻辑调用。相反采用了数据库的形式的报告,模板是数据表,信息都以字段形式存储在数据库中,自动调用就可以实现完整报告的生成,更可以实现字段间复杂逻辑的合并、计算,从自动化角度分析是最好的实现方式。
数据库的方式生成报告也可以实现批量数据的录入、处理、报告的批量生成、批次打印的众多功能。
二、报告数据的安全性、可靠性,不仅是客户满意度的重要指标,更是实验室生存和发展的基础。
首先、报告数据的安全性的体现:
1、所有数据一次录入,数据的录入、修改都能够被追溯到,便于查找错误和提高质量管理水平(跟可追溯性有关联)。
2、所有数据录入后的修改必须由当事人或者有特定权利的人员修改,系统中必须有严格的退回流程和自动的事件记录、追溯管理的功能,而使用word或者excel文件生成报告,在报告编辑、报告审核、签发、打印、今后的日常维护等环节都没有办法改变,人为随意修改实验数据的漏洞,根本没有安全性可言。
3、数据的安全性还体现在能否实现对数据信息的保护上:比如能否实现对重要信息的加密等方面,加密的方法是否能够被控制上。比如我们的EMP-LMP就可以通过EMP——企业管理平台来实现对字段的128位的加密技术,跟银行的加密系统相同;同时最高管理者采用授权的方式交给系统管理员工作,工作结束后可以收回。
4、数据的安全性还体现在数据库管理、恢复、备份中:全面的数据库管理,数据信息都以字段形式存储,调用、维护、备份、合并、恢复、同其他数据的接口设计等的实现都很方便,当然还包括数据库的迁移(由一个数据库升级为其他数据库的方法)也都容易实现,而使用了第三方软件——excel、word的系统的这些操作几乎都不能实现,或者实现部分功能后,报告又没有办法被二次调用,这种刚性结构,同时也是对系统的可靠性的严重打击。
5、数据安全性还体现在很多方面:比如数据传输中的数据加密、数据库的加密、人员登陆信息的“流加密技术——就是以加密流程的方式实现对登陆信息的加密,数据库中没有密码字段,根本无从破译”、电子签名的软硬件加密技术等方方面面,详情见EMP-LMP实验室信息管理平台(高级版)功能介绍,这里不再赘述。
第二、报告数据可靠性的体现。
1、容易操作的软件可靠性较高,可以避免人员的误操作。
EMP-LMP的开发工具是EMP——企业管理(开发)平台,可以实现对所有字段的从建立、修改、属性控制、引用等全方位的管理,这些都是在没有任何源代码的情况下实现的管理,为普通用户掌握这些方法提供了很好的工具。比如报告模板中,客户名称字段大小不够用时,马上通过调整该字段的属性中的字段大小就可以马上生成自己需要的报告了,报告自动生成的可靠性大幅增加了。
2、自动生成报告时的系统可靠性:由于在软件开发中,数据库技术早就取代了文件管理的方式,从而使得数据对系统的软硬件资源的占用情况大幅度的降低了,系统冗余大幅减少。从而使得系统的可靠性大幅度提高。而使用word或者excel文件生成报告的可靠性就很差,由于需要先打开excel或者word程序,这些程序会占用大量的包括服务器和终端机的系统资源,容易造成冗余的大量积累,同时这些应用程序生成大量的临时的中间文件(这对于安全性也很不利,中间文件稍加处理就可以生成报告),最终有可能造成系统缓慢,甚至瘫痪的事故,安全性破坏的严重后果。系统的可靠性大幅降低。
三、报告数据的可追溯性是实验室内部管理的最重要的指标。
1、可追溯性的重要体现就是数据原始性的控制:
可以通过有安全控制和可追溯控制的原始记录来实现数据同报告数据的关联,实现数据的一次录入,不需要二次录入。在做样环节中,任何数据修改了,都留有记录。
当然有时有些实验室需要报告在一些环节被有权限的人修改,系统会自动记录数据修改的情况,并将已经修改的报告另存为一个文件的方式来处理,这种报告也可以打印,存储,有台帐记录,有追溯的文件记录,如果要修改数据库中的数据就需要提交报告修改申请单,得到审批后才能修改数据库的字段。报告修改审批单也有台帐记录,主要是记录单号和谁什么时间修改了哪个字段,谁批准的等信息,这样的做法既符合原则性又有一定的灵活性。从而使得报告的修改变得很实用、易用和好用。
2、对于报告审核环节的信息的追溯:EMP-LMP有批注功能:跟word中的批注功能类似,报告审核人可以对报告中的信息提出具体审核意见,比如样品的规格型号不对,就可以选中它后在批注对话框中提出审核意见后退回给错误人那里,错误人就可以看到报告审核人员的批注一览表,查看所有批注,这些批注将跟随报告一起流转,这些功能的实现也就体现了对于审核信息的可追溯性。
3、追溯性的概念很宽泛,比如数据审核环节都可以看到做样环节的仪器的检定情况、工作状态,人员的(培训)情况等内容,当然如果从广义上讲看追溯性,它几乎包括了所有资源和质量管理的功能模块,从这个角度讲,可追溯性是第一位的,只是实现它的方法是否简单、易行,功能上是否全面、自动获得信息将变得非常重要;
4、由于客户的重要性,所以很多时候的追溯性还体现在客户委托情况的查询统计上,比如客户的历次检测记录、欠费情况、协议用户的协议签订的有效期和金额等方面、联系人和分支机构,客户历年的检定情况等等方面。当然其他功能:比如设备管理、人员、材料、标物标液等也都有类似的追溯性。
四、报告的二次开发功能的重要性在于能够使报告的生命周期延长数倍,进而提高整个实验室信息管理平台的生命周期。
1、EMP-LMP的报告第一开发和二次开发功能几乎相同,所有流程表(EMP-LMP高级版中有36个流程)用户都可以修改和新建。
2、报告中几个难以处理的功能:上下标,电子签名,图片,数据换行,还有行合并,列合并等内容,字段的建立、属性的修改,报告批注功能的实现,繁体字、中英文等内容,好在EMP-LMP都已经解决。并且用户也都可以自己实现这些功能。
3、报告生成的格式非常丰富,对于实验室也非常重要,比如可以根据客户要求将报告生成pdf文件,htm文件(直接挂到网上),jpg、bmp的图片格式,便于编辑,excel、word文件、txt等都可以。
五、报告数据的再利用对于实验室开展全面质量管理是重要的,特别是管理层,在做决策时可以有准确的数据基础。
1、对于数据的再利用和加工是信息管理软件的重要功能,在上面的可追溯性的说明中有所涉及,这里只重点介绍一下EMP-LMP中的统计和查询:统计查询中的内容涉及到人、部门、机构、岗位、样品中的数量(接样量、做样量、报告数量等);
质量(合格率、及时率、效率(进度)、退回率等);
收支(标准应收、应收、预收、实收、协议款、退款等)。
还有对样品的分类统计、对机构检测流程中环节的时间的统计、对于设备检定、状态、使用情况的统计,客户内容的统计、样品信息、检测进度的统计、还有统计图等内容。
2、通过综合查询可以重现整个样品的检测流程,特别重要的是组合查询,对于统计客户(包括监督抽查的客户)的检测情况,报告结论,时间段等内容非常方便,还可以通过表格属性编辑器将组合查询的结果导出成需要格式的文件(详见高级版功能介绍)。
 

附件二自主维护实验室信息管理软件的重要性


本文中用到的概念说明:
EMP——企业管理平台,是北京世雄科技公司自主研发的软件开发工具,主要的作用有两点,就是要能够满足现实的需求和未来的需求。其对于实验室来说最重要的作用,就是大幅度降低了软件的维护难度,同时让普通人实现了开发软件的梦想。当然对于软件公司来说最重要的作用就是使得软件公司,在为用户定制开发的过程中保证了软件的成功率和开发效率。
LMP——实验室信息管理平台就是使用EMP平台开发的、应用在实验室行业的软件,主要依据的标准是ISO/IEC17025管理体系。
维护和升级的概念:维护指对现有软件的功能模块的调整,不包括新增功能;升级指用户正在使用的软件中没有的,新增的功能模块。
软件现场的最佳开发方式——“即见即得”的开发过程是这样的:用户的项目组边使用软件,边提出需求,我们使用EMP平台开发工具,快速的为用户调整软件,然后用户项目组马上就可以试用调整的内容,再提出修改的意见,有些复杂的需求可能需要多次重复以上的过程。
 
正文:
对于实验室来说,满足“未来需求”是经常被忽视的一个重要问题。
说它被忽视,恐怕主要的原因是信息化建设的复杂性,让软件能够满足实验室现在的需求就已经很困难了,实验室没有精力再去考虑“未来需求”的问题,或者泛泛的了解一下,不做认真的分析和处理,所以就缺少了长期的规划。
说它是一个重要问题,是因为这个问题有时候会决定一个软件的成败和产品生命周期的长短。举个例子:一个实验室——上海某分析中心,花了很大的人力、物力和财力,终于完成了信息管理软件,之后没有多长时间该实验室转制了,由事业单位变为企业了,原来的软件几乎所有的内容都需要调整一遍,费用不菲,于是在企业制度下,这个软件只好做废,这就是一个活生生的很惨痛的例子,它教育我们,没有发展眼光的实验室、没有长期规划的实验室是一定会走弯路的。
有长期规划的实验室,对于软件的未来考虑的其实不可谓不多,他们做法都是值得尊敬的,但由于技术的和资金的限制成功的案例还是很少,我们列举几种实例,做个说明:
1、  有的实验室要求软件供应商提供源代码——目的是实验室好自己编译,其实他们自己不清楚,源代码的提供程度是千差万别的,即便就是软件公司不做手脚,一个专业的实验室信息管理软件,功能模块有近400个,源代码接近百万行,这对于专业人员尚且视之为“天书”,对于实验室的人员来说就更是难上加难了,实际的效果也证明了这一点,花了钱买的源代码没有能够有效的延长软件的生命周期。
说明:其实应该有一种容易使用的开发工具,让用户能够很好掌握,从而实现自主维护软件。
2、  有的实验室让软件供应商提供5年以上的售后服务,结果没出两年实验室决定软件升级(未来需求)的时候却找不到软件公司了,或者原来的项目经理离职了(软件企业人员流动性很大),总之没有人管升级了,更换其他项目经理的难度是巨大的,对于新的项目经理,由于源代码过多,补丁无数,需要熟悉很长时间,才能够看懂,更不要说新增功能了,最后需要很多费用,结果使得软件的升级(未来需求)不了了之。
说明:所以售后服务的延长还是把软件未来需求交给了软件供应商,自己还是没能掌握主动权。有的用户说那我们找大公司,应该有保证了吧?至少公司不会没了吧?可是现实是无情的,当GE——通用公司破产后,还有什么事情不能发生呢?中国的软件公司存在5年的都不多,他们97%都是中小企业,所以还是那句话,软件未来需求没有掌握在实验室自己手中,所有的不幸都有可能发生。
3、  也有一些实验室不仅买了源代码,更将软件的项目经理干脆招到了自己的部门。不能说这种做法不聪明,可以说在源代码开发软件的时代,这种作法是实验室所能想到的最好的保证“未来需求”的方法。但问题是,人员管理上又出现了很大的难题,该人员不能流动,不能长期缺勤,还必须长时间的保持他的积极性,如此种种,难题不断。人员成本且不说(其实跟软件升级的费用也差不多),就是其中最麻烦的是他具有不可替代性,他的重要作用不言而喻,软件一出问题,就可能造成实验室管理的瘫痪,重要性甚至超过了最高管理者。有人会说再培养几个人不就好了吗?现实是,哪里有那么容易?其实即使培养出来了,那这个人员又变得重要了,很多不应该向他公布的信息只能向他公开了,这样的管理是不是让实验室更加骑虎难下呢?
说明:所以实验室不应该招项目经理来解决“未来需求”的问题,问题的关键还是要使用简单的维护工具,使得人人都可以很快能够胜任软件维护的工作,所有的权利都应该掌握在实验室最高管理者或者常务主任的手中,由他们下放各种权利给相应的人员来实现系统维护,同时维护好了,权利还可以收回去,在维护的期间还可以对所有需要保密的字段进行加密等等。这才是解决问题的根本办法。
4、  当然还有实验室自己开发,组成了项目组,软件未来应该没问题了吧?其实这种软件的问题更大,原因是软件企业是筛选出来的优秀的供应商(经过多年积累的,经验丰富,软件原型完善,开发工具先进,过程控制能力强,更加重要的是由于竞争的关系,每个软件企业都将产品研发作为头等大事,所以可以常时间保持软件的相对的先进性)。而实验室的软件项目组的水平往往不能跟软件企业相媲美,这就造成了开发出的软件多半都是先天不足的,或者使用的技术、控件等都相对落后。
5、还有那些个人开发的软件,我们不否认,其中有的开发的不错,但软件技术发展到现在了,早就已经不是一两个人能够搞好的——实验室可以试想一下,现在的软件不是单机版的,都是有权限控制的网络版,功能有几百个,即使写代码的也要几十万行才行,很多实验室上的软件都是像个ERP——企业资源计划(是目前公认的最复杂的、最急需的,但同时也是失败率最高的软件),一个人开发的周期要多长?开发过程中新提出的需求又怎么保证?需求不断提,软件补丁落补丁,质量怎么保证?所以到现在还在坚持让自己朋友搞软件的实验室确实不明智。当然同样人员管理的问题也会一直困扰实验室。
说明:所以时代发展了,更加安全、经济和能够保证质量的方式是找技术先进的软件供应商,使用最先进的开发方式——即见即得的开发方式——用户边提需求,软件公司边调整,用户马上能看到调整的结果,这才是最佳的选择。当然由于竞争的关系,也有冒充平台开发商的软件企业出现,这就引出了附录一 “真假平台的比较”。
以上举出的几个例子,主要是要说明实验室信息化建设的工作困难重重,需要实验室仔细把握,慎重考虑。
信息化的“未来需求”,对于大多数的实验室确实需要同“现实需求”一并考虑。因为国外的资料显示,建立一个实验室信息管理系统或者平台(通过源代码,不使用平台技术)如果花费100万的话,而在软件的生命周期中,维护和升级的平均费用应该是原始投资的2-3倍,就是200-300万元。以上的几种作法其实正是看到了这一点,想减少实验室“未来需求”的花费,但说实话,目前通过这些方式还鲜有成功的案例,即使有个别成功,那也不具有普遍的规律性。
那其中的原因是什么呢?根本原因是软件技术发展的水平与用户需求的矛盾造成的。因为用户需求不再是简单的需求了,而是有众多功能点(几百个)的需求,软件早就不再是有1-2万行源代码就能搞好了。其实软件的代码量是超过实验室想象的,几十万行或者百万行的代码量,如果定制开发过程中,还要走源代码调整的方式,每个功能、表、字段又都相互关联,相互调用,调整了一个字段,很有可能其他很多功能都会受到牵连,发生改变,这就是牵一发动全身,而在软件修改这些问题的时候,又会产生新的问题,如此往复,费用和周期还有双方的耐心都将受到严重考验,风险极大,所以说大量使用源代码为用户进行定制开发的方式早就不能满足用户的要求了。
归根到底实验室是需要一个简单的、功能强大的开发、维护的工具——软件开发平台,和一个符合用户认识规律的软件现场开发方式——即见即得的开发方式。
软件技术发展到今天,开发平台的大量使用,大幅度的降低了软件开发和维护的难度,提升了软件的开发效率,大大提高了满足用户现实和未来需求的能力。
例如:我们就在实验室领域提供EMP——企业管理平台,他是个开发工具,非常容易操作是他的一个重要特点,很多人通过看演示文件就可以学会开发软件。
下面就介绍一下我们使用EMP开发、维护软件的过程。这个过程首先是我们通过在现有产品的基础上,使用EMP平台为实验室进行“定制开发”,以满足“现实的需求”,同时通过EMP平台来保障实验室的“未来需求”。
首先:对于软件的“现实需求”,只有通过“定制开发”才能解决好软件产品的个性化问题。所谓“定制开发”说白了就是不直接使用软件产品,而要将实验室个性化的需求同软件产品结合在一起,对软件产品进行的再次开发。
因为有很多实验室在直接使用软件产品过程中,由于没有个性化的调整或者调整的很少,给他们的正常管理工作带来了非常大的困难,这样的例子比比皆是。
其次:我们使用EMP——企业管理平台为实验室定制开发的过程是这样的,在软件框架确定的基础上,现场开发采取的是 “即见即得”的开发方式,往复不断,循序渐进,直到软件试用成功,非常符合用户对软件由浅入深、由表及里的认识规律,当然用户项目组的重要作用不言而喻。
我们的定制开发方式比那些使用源代码的公司先进的地方是我们有“即见即得”的开发能力,源代码的公司调整软件很困难,上面说过是“牵一发动全身”不可能满足快速开发的要求,其实实验室可以想象一下,您们能一次性将管理需求提清楚吗?在软件的开发过程中不是“改来改去”的吗?所以那种不具备“即见即得”能力的软件企业很难适应用户的实验室需求变化带给软件的调整要求,“牵一发动全身”的结果就是成本和时间的大量无效流失,失败的结局是可以想见的。
第三:软件的“未来需求”的解决,就是我们前面提到的那几种情况。我们的解决方案是使用EMP——企业开发平台(用户版)。
能够解决的问题是EMP-LMP实验室信息管理平台中的几乎所有功能都可以调整维护,例如:
1、可以调整、新增、删除现有字段、表格、报告、报表,例如报告、登记单、传递卡、台帐等;
2、可以调整、新增、删除现有的工作流程,例如高级版中有36个流程;
3、可以开发简单的功能,比如实验室在今后的维护中,需要增加危险品管理的功能,就可以自己建立流程、建立台帐和表格模板。
为什么说是可以开发“简单的工作流程”,而不是“什么工作流程都可以开发”呢?主要原因是EMP平台是一个知识、经验、功能积累的开发工具,一般来说他只能100%满足“已经经历过的开发过程的需求”,而对于“没有经历过的”用户需求,EMP平台不可能狂妄的说自己也都能满足,当遇到不能满足的时候,我们只能通过升级(就是我们的研发人员通过编制代码、增加控件或者中间件的方法来升级)EMP平台来解决,而这个工作,对于绝大多数实验室来说是做不了的。
所以我们在对用户承诺的时候也只能说EMP的维护作用是目前市场上最强的,特别是EMP的报告处理能力,在实验室领域里能力非常突出(我们另外有文论述),流程的处理能力在国内也是数一数二。我们经过11年时间的积累,EMP平台的功能是相当丰富,开发软件的能力是强大的,对于一般的用户都可以很好的满足维护、甚至是部分升级的需求(未来需求)。



附录一真假平台的比较


软件开发平台的先进性,需要实验室有足够的耐心来比较。
通常专业的平台开发商一定是先通过多年研发后形成了开发平台软件,它能够独立的取得知识产权证书,能够独立的进行商业销售,绝不可能通过简单的将软件中的“自定义功能”汇总一下就能够开发成功的。所以最简单的辨别真假平台的方法是先有平台还是先有实验室管理软件?凡是先有实验室管理软件的又称自己有开发平台的就是假的平台,是完全出于竞争的需要而建立的,这样的事情也可以从反面证明软件开发平台在实验室领域里是多么的受欢迎了。
真平台和假平台有很多不同,可以通过这个表格来比较。在比较之前,先说明一下何为平台,平台是指构建一个统一的系统架构与应用框架的集合,就如同航空母舰一样,可以满足多兵种,多军事设备的使用需要。由此,平台应至少具备以下功能:
l  扩展性
此项指标是平台最基础的部份,平台应具备可扩展性,这就要求平台具有二次开发的能力;
l  兼容性
平台作为信息系统的统一应用开发与应用平台,应能与第三方系统、数据库或者系统软件进行兼容,如兼容各种数据库等,这样管理者可通过统一的平台来访问全部内容;
l  开放性
这里的开放性是指的广义意义上对于平台的要求,包括对于流程的支持等其它应用技术指标,还包含平台对于业务系统的开放性要求;
l  易用性
作为统一的应用平台,平台应提供统一的操作与应用标准,使得平台不仅仅是功能强大、应用灵活,而且要操作简单,这样便于推广和使用;
l  技术领先性
  作为统一的应用与开发平台,平台的各项技术指标与用户的使用、维护、升级、产品生命周期等都息息相关,所以平台应具备技术领先性;
l  其它
其它方面包含平台的设计理念、管理功能、个性化设计等。
“准平台”或者“自定义功能”(以下简称准平台)是指对特定的某一部分功能可以灵活设置的一项功能,如报告格式的定义、字段、流程的定义等;
以下就EMP平台与目前国内供应商“准平台”或者“自定义功能”技术参数、设计理念等进行比较:

类别 参数或内容 EMP平台 “准平台” 说明
概念产生 概念 基于用户需求与变化而研发,目的是提升中国管理软件的成功率 基于业界竟争 由于用户对于平台的需求而加大了开发商的竟争压力,但研发平台又不是一日之功,故编制概念或者混淆视觉来赢得客户,而用户又不是计算机专家,这就是“准平台”生存之源
设计 思路 以管理为核心的开发思路 没有 决定了管理软件的价值
适用数据库 支持全部流行的大型与桌面库 一种 决定应用系统的生命周期,如果不适应多种数据库,意味着用户如果要迁移数据库的话等于重新购买系统
开发 开发方式 建模方式 源代码方式 基于源代码方式,代码量大、出错率高、维护困难、成本与项目实施风险大
二次开发能力(源代码支持) 完全支持 不支持 此部份是平台扩展性最基本的要求,将影响用户系统的生命周期,同时也是用户系统持续完善的要求
开放性 没有 EMP提供二次开发,包括与其它系统进行集成的接口
集成性 EMP可根据系统接口将孤立的系统进行集成,形成统一的平台
实施 方式 边开发、边交流、边实施 全部开发完后实施 决定项目的成功率与应用效果(也就是用户能否满意和能否用得起来),而EMP通用建模的方式拉近与用户交流的距离
维护 服务器端进行,瘦客户端不需改变 改完后重新编译,再分发到客户端 由于项目需求的复杂性、不稳定性等要求软件要具有灵活性,如果没有好的架构来支持这种变化,项目实施的风险就会很大,这也是中国管理软件低成功率的因素之一,而EMP能很好的适应这种变化
组织机构管理 管理 图形化界面,与权限紧密结合 简单数据型 影响系统的维护与实施,EMP的图形化方式操作更方便、更直观,更容易理解,在机构或者部门下可调整对象的顺利
分配 按不同级别进行分配 人员级分配 在EMP中,所有人都有的权限就分配给机构,只有特定部门有的权限分配给部门,部门下的人员有不同权限的分配级指定人员,并且可以在人员权限变化时进行调整
管理权限 EMP赋予了管理系统中对权限中新的定义 没有 在EMP中,权限授予给最高管理者,然后由它再授权给相应的部门或人员,再由其在授权范围内再进行授权或者是分配,这样达到权限分配的安全性,而传统的系统系统管理员拥有所有的权限,这同时也属于系统安全的一部分
Logo支持 支持 不支持 EMP中可定义企业Logo,并统一维护
权限管理 权限分配 简单,并能根据不同岗位,与界面结合起来 功能简单 决定软件的界面与简易程度以及管理感受
数据权限 完整的数据权限、商务数据范围权限分配 没有 在EMP中,可设置同部门下不同人员的对指定功能的数据访问范围、商务权限、操作权限
流程支持 操作方式 图形化操作、功能强大,符合工作习惯 有或者简单,并且操作复杂、功能有限 一个全员协作的系统应具备企业级工作流的能力,并且要操作简单、功能强大,因为实验室的组织机构、人员、权限都在变化
二级开发能力 有,易于控制 没有 在图形界面操作流程的基础上,EMP同时提供源代码支持,以便于对复杂流程的控制
选择环节退回(退回到任意环节) 可以 不行 在流程退回时可以选择相应的环节,从而实现退回到指定的环节
用户使用感受 统一、整体并且第一时间感知 基于数据操作性,麻烦 EMP基于流程的模式,并使操作感受就像发邮件一样,每天一打开电脑就能收到各方面信息,而不再需要人为去查找
附件支持 支持 不支持 流程中可以添加附件,并且可以同时多人操作,附件支持任意格式
流程监控 支持 不支持 在EMP流程中,任意环节都可以查看当前流程的进度,并且以图形、列表方式来显示
复杂流程支持 支持 不支持 如条件控制方式(符合条件A将往A部门流程运行,否则往B部份流程运行)、多人同时、抢占、按顺序等执行等,子流程运行、逻辑符支持、源代码控制流向、流程协作支持、流程预警等
流程主题定义 支持 不支持 可以由用户来定义流程中显示的主题信息,从而使流程主题更具可读性
安全性 数据安全性 强大,做到了字段级,并且可对数据进行加密 不支持 影响企业的数据安全
口令加密技术 组件流加密通道 不支持 在EMP找不到口令字段,所有口令都将通过组件技术并加密形成,大大提高口令的安全性
电子签名安全 密码与硬件支持 不支持 通过EMP的“口令加密技术”,再结合硬件、IP等技术,从而使得EMP在安全性能指标上遥遥领先,并且使用户在低成本下实现了对安全性的要求
登录口令安全 密码与硬件支持 不支持
痕迹保留功能 支持 有限支持 EMP对系统中关键的操作日志、操作数据、操作过程等实现了纪录回放功能
灵活性 灵活性 有且强大 没有 决定系统增值空间和维护能力、使用寿命
报告编辑系统 报表与编辑能力 有且强大 没有 影响数据的输出能力
具体报告参数指标请详见《Lims系统中的报告处理》
维护 维护成本与效率 低且周期短 高且效率低 影响到系统的维护成本与稳定性
维护方式 用户全面参与并且可监控 不支持 EMP的宗旨是培养用户成为系统的主人,在由开发商维护的同时,用户可以实现监控
升级能力 自动升级 没有  
产品性能指标 稳定性 极好 一般 由于基于平台、组件技术,系统整体结构好、稳定性大幅度提高,而传统的开发方式由于是基于源代码结构,改一处动全身而导致系统稳定性差
适用范围和生命周期 非常好 很差 由于系统强大的灵活性,EMP具有系统增值的空间
用户认知 用户感知 全面深刻 模糊  



附件三使用EMP软件平台为实验室进行定制开发能够保证软件成功率


随着检测机构业务的不断发展,“纸文件流转+文件夹共享”的方式越来越成为管理的瓶颈,很多检验、检测机构决定进行信息化建设。用户通过广泛调研,认为信息化建设的作用是巨大的,效果是显著的,但也确实需要规避一些非常严重的风险,最主要的风险是由于软件开发方式不同造成的。
主要是两类开发方式:一类是项目制——定制开发,另一类是购买产品——不调整软件的方式。
对于购买产品的方式,用户调研的结果不容乐观,很多用户都只能用“凑乎使用、勉强使用、甚至不用、刚开始能用后来不能用”等来形容,失败率太高,主要的原因是每个单位都有各自的特点,而购买产品时由于没有进行个性化调整,强制用户使用软件中的功能,造成了软件推广过程中的强烈反对,难以正常的应用软件,所以购买产品的方式不可取。
对于定制开发的方式,用户调研的结果有两个不同的情况:一个是使用源代码结合用户需求进行的软件开发,虽然规避了不进行用户个性化调整而造成信息化建设失败的风险,但另一个风险又出现了,就是在结合用户需求调整软件时,由于源代码有几十万行或者更多,调整一处,其他十处地方又可能出现了问题,还需要再调整这十处问题,这十处问题调整好了,其他地方还有可能出现其他连锁反应,所以在软件调整过程中,总是反反复复的调整、测试,再调整,再测试,费时费力,费用很高,周期很长,今后维护也需要专业的程序人员来维护,带来很大的不确定性;这种方式也不适合用户采用。
另一个定制开发的方式就是使用软件开发平台来为用户进行定制开发,所谓的软件开发平台,不同于C语言、PB语言,是一种使用这些程序语言,通过自动建模的方式,形成的另一个开发工具,是最适合进行软件定制开发的开发工具。这个开发工具中有很多功能模块,在为用户开发软件时,主要是通过对这些功能模块的搭接来实现的,这种方式有以下两个主要特点:
1、可以实现即见即得的开发方式:就是用户提出需求,软件企业快速的现场开发,用户马上验证需求的实现情况,提出修改意见,软件企业再快速调整。对于用户需求的把握能力最强,软件开发速度最快,软件也最稳定;
2、  可以实现用户全面参与信息化建设的梦想:由于软件开发平台很容易使用,所以没有编写过程序的人员(要有相应权限)只要稍加培训就可以调整软件,这样就可以最大程度的规避了软件供应商的影响(如项目人员离职对于软件升级的影响)。在软件升级、维护方面的能力最强,同时也使得软件正常使用的时间最长,用户投资得到了最大程度的保护。
总之,使用软件开发平台,为检测机构进行定制开发的方式是风险最小,需求满足程度最高,效率和成本最平衡的最适合开发方式。
北京世雄科技公司的“EMP企业管理应用与开发平台(简称EMP)”中集成了大量的适合检测机构使用的模块(功能),适合几乎所有大型数据库。产品原型按照ISO/IEC17025开发,原型软件中始终贯彻过程管理、闭环管理的全面质量管理的思想,内容丰富,流程众多,带给用户非常优良的使用感受。