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行业知识

实验室信息管理软件的重要意义


一、概述
    基于实验室工作质量、客户服务、数据安全、工作效率、管理执行和快速发展的需要,实验室管理的信息化已是当务之急,本文结合实验室的日常工作来分析实验室信息化的重要意义。
二、分析要点
2.1、管理
实验室的认证成果(如ISO/IEC17025、ISO9000体系等)难以有效执行,经验难以继承;
内部管理没有依据,考核没有详细的数据支持;
对于质量与服务没有有效的监管措施,仅仅停留在人为因素或者是纸面上,最后如同一纸空文,人为影响大;
工作效率低下,检测环节多,重复劳动,重复抄写,容易出错,时间浪费在简单的劳动中;
难于追溯,很难从如山般的文档中去查询某个数据,更不能进行分析或者有效利用;
对市场、业务、客户情况等难于把握;
难于协调各个部门与人员,并使之成为一个有效的团队;
实验室内的各种资源、设备、人员、材料、经验、知识等难以管理和继承;
2.2、质量
收样、传递、发放、报告编制等环节数据重复录入,容易出错,质量难于保证;
出检验报告的方式简单,不能自动化完成,质量难于保证,检验报告是实验室的产品,这很关键;
各种质量措施、手段仅仅停留在当时的操作层面上,难于实施溯源与控制;
仪器检定不能定期、有效的进行、试剂的有效期控制难于保证;很多工作停留在原始方式,效率低下,质量难以保证;
检验过程难于真实、有效、实时的再现,人为因素影响大;
2.3、工作效率
收样、报告编制等信息重复录入,工作效率低下,并且容易出错;
信息、资源、数据、经验的共享停留在传统纸面上或者是单一的层面上,没有高效的机制;
查询统计数据麻烦;
2.4、客户与服务
在如何提升客户服务与实验室的形象上手段单一;
对于客户以及客户关系没有相应的措施来保证,难以持续;
如何挖掘客户的潜力没有相应机制,这个对于面向市场的实验室犹为重要;
对客户的差异化服务与手段弱,很难知道哪些是我们的重点客户?历年送样批次?历年的缴款及时率?实验室内部的服务及时率?客户负责人的问候与回访等!协议用户的收款与实际消费款等情况难以掌握。
2.5、数据安全
传统的数据备份方式单一、存储容量有限、占用面积大,容易出错;
对于核心数据不能有效的保密使用;
检测报告存储占用空间大,查询麻烦,备份工作量大;
2.6、统计与分析
难以掌握和分析实验室设备所创造的价值,创造的效益,使用率,维修情况,以及效用比、设备情况。你能知道下月预计要多少设备检定费吗?
如何知道某类产品、某项目历年来的检验结果的比较与趋势?
你能知道各个科室、各检测人员的创收情况吗?
你能知道体系运行的情况吗?检测过程中经常出现的错误是哪方面的?以及改进的情况?
你能知道历年、历月的收入、接样情况以及老客户的送检趋势吗?
你有详细的数据支持你对于产品质量趋势的分析吗?
你知道新标准的宣贯情况吗?你知道内部管理制度及通知的反映情况吗?
综上所述,实验室管理的信息化是势在必行,以管理为设计思路的实验室管理软件能够彻底解决以上问题,进而提升实验室的形象。
三、如何进行信息化建设
3.1中国的信息化建设之路——实验室信息化建设的几个发展阶段
1、第一阶段: “纸文档”流转的阶段;
2、第二阶段:简单局域网,“文件夹共享+纸文件”的方式;
3、第三阶段:“简单的软件”管理方式,只完成登记或者报告编辑功能;
4、第四阶段:“初级LIMS”阶段,没有考虑质量管理的内容;
5、第五阶段:全面的实验室信息管理系统;
6、第六阶段:重视二次开发的实验室信息管理平台。
3.2实验室信息化的目的
简单讲就是一句话:将“纸文件+电子文件”的管理方式,其中纸文件为主,升级为“数据库管理+纸文件+电子文件”的方式,其中数据库为主。并且逐步过渡到全面数据库管理的方式。
3.3世雄实验室信息管理平台的主要特点
1、EMP-LMP追求专业:
依据ISO/IEC17025的实验室管理标准而设计,形成全面的质量信息管理体系,对影响质量的人、机、料、法、环、测、样、抽等各种因素加以控制,同时为质量改进提供数据依据,从而保证了实验室数据的有效性,所以从这个角度讲,EMP-LMP是一套全面质量管理的软件。
其中包含的工作流程就包括了36个,主要有检测业务工作流程(单样品、大规模样品)、设备验收流程、设备报废流程、设备借用流程、消号申请流程、分包方评审工作流程、采购工作流程、培训申请工作流程、合同评审流程、报告借阅流程、报告销毁流程、设备与标物标液期间核查流程、质量管理文档使用申请流程、纠正预防措施工作流程、内审不符合的审批流程、质量监督流程、程序文件修改工作流程、新项目申请流程、请假申请流程、加班申请工作流程、出差申请流程、电子公告申请流程等。
2、EMP-LMP是实验室(检测和校准的机构)管理集成平台:
EMP-LMP从实验室的整体考虑,从管理者的角度全面思考实验室的管理。包含业务系统(支持日常的基本业务与管理)、管理系统(为管理者提供全面的检测过程、资源、质量的数据统计与分析)、办公系统(支持日常办公)。流程众多、台账详实、统计查询全面、过程控制能力很强,形成了一个集众多系统于一身的管理平台,从而避免实验室在各个系统软件(如设备管理软件、人力资源管理软件、oa办公管理软件、crm客户关系管理软件等)间的重复投资,和各种软件间的信息孤立,数据不能共享的问题。
3、EMP-LMP产品强调实用性和工作的便捷性:
全面的数据库管理,所有信息文字只要录入一次,不必重复录入,按照实验室的检测能力范围展开软件,自动形成各种检测报告、汇总报告和年报、月报等报表。
对于新员工,下一步工作是什么,系统会清楚的提示。
可以通过流程卡查看工作的进度情况、每个环节的用时情况。
报告审批中可以通过批注的方式指出报告中的不足或错误。
软件中有大量的信息提醒功能,比如设备仪器的应检未检、客户欠费等。
4EMP-LMP是国内首家基于流程的实验室管理平台:
基本“流程”的系统有什么好处呢?
首先可以充分体现“过程管理”的思想,使得所有工作过程一目了然,有据可查,轻松协调各类工作。
第二设计结构简单、使用方便,可以实现复杂的软件功能的简单化,为软件的推广、便捷的维护提供了非常好的软件功能:
EMP-LMP的设计思路延用目前流行的邮件结构,各个环节之间的交流就像发邮件一样简单,降低了系统应用的难度,提升了软件的可用性。同时,EMP提供图形化的“流程编辑器”方式,使得调整流程变得简单,彻底解决管理软件维护难的问题(对基于源代码方式开发的系统中的流程进行调整就等于重新设计系统,风险和成本都很大)。
5、EMP-LMP具有革命性的灵活性与极高的性价比:
    由于一般的公司开发软件时基本上都采用“源代码”开发,故灵活性非常有限,而EMP(企业管理平台)率先在国内推出以“自动建模”的方式进行软件开发,彻底改变软件维护难的问题,由于实验室在不断的发展,故管理软件也应该“随需而变”,否则很多原来在使用的系统因为不能“随需而变”而放弃,这是沉痛的代价,而这代价不仅仅是用户的投资,还包括人们付出的精力和心血。
    EMP中的众多技术指标为国内领先,最大程度上满足实验室用户的需要,很多用户认为软件是摸不着的,难于评价。但技术指标是硬件的,也决定软件的技术水准,也影响到使用的效果与操作,更影响到软件的可持续性使用与发展,以下会分别作介绍。
    EMP的目标是要改变中国管理软件实施风险大的问题,并以实验室行业为契机,为各种类型的实验室提供成熟的、性价比最好的系统。
6、EMP-LMP的秘书功能,主动接受信息:
在EMP-LMP平台中,每个操作人员一进入LMP平台,就能收到与他相关的任何信息,就像给每个使用者配备了一个秘书,将自己的工作分门别类的安排好。例如需要检测的信息、领取样品的信息、通知通告、数据审核、标准修改的信息、标准宣贯、设备检定提醒、合同与协议提醒、检验报告的提醒、缴费与催款提醒、人员生日等等,并且只需双击接受到的任务,就可进入处理任务的界面,而不需要操作相应的功能模块才能查看相应的信息(被动接收),还可以有色彩、声音等多种方式的提示,大大提高了软件的可用性。
    LMP能详细记录操作过程以及过程中的相关信息,从而为管理过程中的“溯源”提供了非常好的技术手段。
7、我们提供最好的软件服务——基于软件开发平台的定制开发服务:
    有软件实施经验的实验室会非常认可我们的服务方式,这是基于整个管理软件行业大量失败的案例,大量惨痛的教训得出的共同结论——只有使用开发平台技术才能真正为用户进行定制开发服务。
    因为定制开发是一种风险共担的合作开发软件的方式,这比单纯的用户使用产品的方式,风险由用户独自承担要好很多。那种单纯使用产品的方式由于缺少对用户实际需求的满足,造成了软件的全体使用者的共同的工作负担,在应用推广中遭到巨大的抵制,成功率20%以下,风险最大。
所以一般的用户只要资金允许,都会选择定制开发方式。但那种通过调整源代码为用户进行的定制开发,由于源代码数量的众多,各种源代码间又互相关联,所以调整起来非常吃力,“牵一发动全身”,这就造成了,整个软件项目在开发周期、费用、软件维护和人员管理上都存在着巨大风险,经常使得整个项目陷入一种无尽无序的修改、测试,再修改、再测试的过程,失败的风险也很高。
    而通过开发平台的方式,是将各种源代码按照企业管理模型的方式编为组件,通过这些组件、模块(多个组件构成具有特定功能的程序)间的自由搭接,建立起来的软件系统,可让用户参与其中,软件开发过程中用户可边使用、边提需求、我们边快速开发、用户马上验证的方式进行,这样就能很好的满足用户需求,因为用户不是软件专家,只有通过边熟悉软件、边提需求的方式,才会真正理解软件,提炼需求。这种使用平台技术为用户进行定制开发的方式提高了对用户需求的满足程度。
    另外由于源代码开发就像在直接使用泥沙建房子,而使用平台开发更像是先将泥沙烧成砖瓦,再使用这些砖瓦来建房子,所以使用软件开发平台进行的定制开发还具有稳定、快速、功能强大、易于调整、方便维护等特点。
8、关于软件本地化的问题:
  所谓软件本地化是指那些通过调整源代码来为用户进行定制开发的软件,由于软件产品在同用户需求结合的过程中,需要大量调整源代码,使得软件经常出现意想不到的问题,造成“牵一发动全身”的被动局面,这种软件通常都需要很长时间的调整,有些甚至几年时间的调整,正是由于以上原因,有些客户会总结出来“软件需要本地厂商解决,否则就会出现由于住宿费用过高,增加软件公司的成本,最终可能失败”的结论。
其实除了使用源代码为用户进行定制开发外,还有更先进、更稳定、更快速的“使用软件开发平台”为用户进行的定制开发,其中绝大部分功能的调整都可以实现“即见即得”的快速开发。
通过第七点的分析,软件项目其实最需要关注的还是软件所体现出的技术水平:
首先是否使用开发平台,并且使用开发平台为用户进行最好的软件服务——定制开发,这样就能够实现风险共担的合作开发软件的目的,为今后所有的工作都打下非常好的基础。
其次是否有比较先进的产品原型。产品原型是否依据先进的质量管理标准(例如ISO/IEC17025)设计,只有这样才能使实验室的管理水平得到提升或者巩固,才能进一步获得发展的动力。
第三用户是否能够实现二次开发的目标。使用开发平台,由于基本上都是模块化构建软件,所以软件的开发难度得到了大幅度的降低,这就使得很多用户不仅在软件首次开发中,全面的参与到软件开发过程中,以保证软件需求的符合程度。而且用户稍加学习就可以实现自己维护软件的目的,从而真正实现了以用户为主导,对软件的二次开发,这样就从根本上掌控软件的维护工作。进一步消除了部分用户本地化的需求。
9、如何提供售后服务:
    1)远程维护:在我公司内部通过互联网,在得到用户允许的情况下,实现对用户系统的异地远程调整。主要解决突发性,紧急性的问题,如调整报表样式、组织机构等。主要特点是速度快、费用低、便捷安全。如QQ的远程协助等,在维护的时候用户可以全程监控维护进程。
    2)用户自助:如果是购买了EMP的用户,绝大部分问题用户可以自行解决,比如字段属性、流程环节、表格报告、标准方法、台账查询、统计图表,甚至部分工作界面,部分数据库内容等,是一种开发级别的软件调整,不仅仅是灵活性。当然这些都是软件的最高管理者授权给相关人员之后,该人员才能进行调整。在用户不能自行解决问题的情况下,我司售后人员可对用户进行指导,从而轻松解决问题。
3)现场维护主要解决功能模块的增加问题或严重的系统应用问题,现场服务的时间响应是24-72小时。
4)一年保修期,在软件验收后的一年内,我公司对于软件质量问题的服务,不收任何费用。
5)软件出现任何问题,可以拨打免费电话:800-810-0165的电话(手机不能拨打)。
3.4 EMP-LMP实验室信息管理平台包含的主要功能
1、是对业务(检测、校准)工作流程的管理,即从样品预登记开始、工作任务分配、采样、样品登记、样品管理、做样、审核、自动出报告和综合查询,这部分是用户日常工作的核心,也是我们软件的重点功能。
2、是资源管理:主要对人、机、料、法、环、测、样、抽、客户、图书等管理内容,主要起到辅助业务流程的作用。
3、是质量管理,主要保障以上两大功能的有效性和质量改进。
4、是办公管理,主要解决实验室其他管理内容的效率问题。
5、是软件维护,主要解决软件同管理的实际情况相适应的问题 。
组织结构图
我们认为:软件是管理思想的固化,是管理内容的忠实执行者,是管理人员(包括最高领导者和各级具有管理职能的人员)的重要助手,是具有投资价值的艺术品——特别是当大量数据被积累,大量数据被有效利用,产生大量前所未有的新变化时,相信用户也会产生这样的感慨。