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浅论实验室信息管理软件的风险控制
作者:管理员    发布于:2014-11-17 14:05:01    文字:【】【】【
摘要:本文讨论了影响软件成败的关键的十个因素。对于准备实施软件项目的实验室有非常重要的参考价值。

浅论实验室信息管理软件的风险控制

 

————写给广大准备实施实验室信息管理软件的客户

 

     因为管理软件的失败率通常都比较高,所以用户有必要了解一下风险的控制问题。要想比较好的控制软件风险,首先需要了解哪些因素会影响到用户需求的实现?我们通过多年的经验,归纳总结了以下十个因素——见下图。希望通过对这些因素的分析,来说明用户如何进行软件的风险控制。

    当然我们只是提供了一种方法模式,用户也可以根据自己的经验来完善这个文件,希望能得到您们的批评指正。

   

一、影响需求实现的十个因素说明

1、用户愿意支付的资金

资金肯定最重要。根据需求,合理的确定资金不是个简单的工作。首先需要确定大致的用户需求,比如按照ISO/IEC17025展开用户需求,也可以按照自己的管理内容展开需求;之后要请软件供应商编制方案,确定比较准确的资金;可能用户还需要考虑其他的软、硬件情况,服务器、路由器、VPN、终端机升级改造、数据库等的费用。

2、用户对信息化建设允许的时间

    时间跟资金、开发方式等有密切关系,而开发方式的不同会使得时间上差别非常大。产品的方式快,一般1个月内就可以完成;项目的方式比较慢,通常3-6个月时间才能完成。

3、用户管理的水平

    管理水平高低的评价很复杂,这里不想过多讨论。只是我们通过用户失败的例子,结合用户管理上的表现,我们认为有两个非常关键:一个是按照先进的管理标准建没建立质量管理的体系,至于过不过cnas等的评审还在其次;第二个是执行力怎么样?执行质量管理思想的行动能力非常重要。管理水平因为会直接影响用户资金、项目时间、项目组的运转和供应商评价等方面,所以对于整个信息化建设的顺利开展都影响深刻。

4、用户目前信息化的水平

    信息化水平高的表现主要是有人员专门管理信息化设备、设施;有严格执行的、全面的信息管理制度;深刻理解软件自主维护的重要性;同时还必须格外注意软件安全性的问题。

5、用户平和坚韧的心态

    管理的信息化很艰难,管理细节的固化非常难,管理水平的提升尤其难。所以需要有做大事情、大项目的心态。

6、用户项目组的有效运转

    项目组的主要工作有三:一是供应商的选择,二是软件实施中的测评和初始化,三是今后软件的维护。所以项目组的有效运行是非常重要的。

7、软件供应商的技术能力(水平)

这个是供应商评价中的最重要指标,也是对用户需求产生直接影响的最重要因素,技术能力强的表现有:

1)软件功能全面、复杂,表现形式简捷、明确,使用方法简单、直接、零培训、主动提醒;

2)管理软件必须要做个性化调整,能力强的公司使用自己研发的开发平台为用户进行定制开发,会避免很多用户风险;同时软件的研发能力和研发的及时性也比使用其他公司的开发平台更容易得到保障;

3)由于报告的重要性,所以报告的安全的、自动生成的能力就变得非常有现实意义,那种使用wordexcel等第三方软件生成的报告,由于大量数据都留在了做样、数据审核等环节,造成了报告很容易被复制,非常不利于管理。

4)因为管理软件经常需要跟随管理内容的变化而变化,那种作死,不能调整的软件实在是不能适应用户需求,所以软件的灵活性就变得非常重要。软件灵活性的最高状态就是可以实现以用户为主导的、对软件的二次开发。

8、软件产品的符合程度

用户首先需要明确自己需要是一个管理软件还是一个工具软件。二者差别明显:最主要的是工具软件主要围绕着做样——检测环节展开的,其他各种功能都是配合做样环节而设置的,功能按键很多,都集中在一个界面上,使用复杂,必须经过较长时间的培训才能使用好。

管理软件主要围绕着各种管理要素(如17025标准)展开的,主要给各级管理人员使用的,特别是主要领导,各部门主管,各种专项管理人员——业务、设备、质量、人事、财务、固定资产、标准、图书资料报告文件等使用的;使用方法简单,不用培训;各种统计查询、汇总台账和工作流程众多,服务的对象广泛,获取汇总数据的能力很强;绝不像工具软件那样往往只有一个检测流程,工具软件的统计查询也往往只局限在做样环节产生的数据。

在明确了需要什么软件后,用户才好整理自己的需求目标,找到符合自己需要的软件。

9、软件的开发方式

产品的方式——就是直接使用软件,或者简单修改,用时最短,但由于没有结合用户需求,产品能够正常使用的情况很少,尤其是管理越复杂,产品就越不能适合用户,失败率就越高;

项目的方式——就是按照用户需求定制开发软件,需要首先了解用户需求,结合产品原型,对软件进行修改,特别是使用平台开发软件的方式,使用“即见即得”的快速开发——用户边使用软件,提出需求,供应商边快速调整软件,用户边测试评价,供应商再次调整软件……通过这样的需求和软件的“磨合”过程来保证用户需求的实现。

二次开发是相对于一次开发而言的,一次开发通常是由软件供应商完成的;二次开发主要由用户进行,二次开发要比软件的灵活性的功能设置要深入很多。

二、十个因素对于用户需求的影响程度

用户需求按照重要程度可以分为三个层次:检测业务流程的需求是核心,资源和质量管理是辅助,第三软件维护的需求,以保证软件能够长期有效使用。

当然用户需求按照深入程度也可以分为三个层次:用户内部确定需求时,可以是宏观性的,质量要素级别的,可以理解为质量手册规定的内容;方案合同签订时可以是程序文件级别的内容;具体实施过程中,可以细化到作业指导书级别的内容。

“●”对用户的不同层次的需求有很强的影响能力,“◎”对用户需求有较强的影响能力,“○”对用户需求有一定的影响能力。

用户需求

 

 

 

 

 

影响因素

需求

说明

检测流程、数据分析需求

资源和质量管理的需求等

软件维护的需求

资金

资金充足可以考虑三个需求都满足。资金要同用户需求相适应,需求复杂就不要期望资金少。

时间

首先要保证检测流程,其次再满足资源和质量管理的需求。时间上要考虑充分,不要赶工期,也不要犹豫不前,太长或者太短的时间都不太好。

用户管理水平

管理水平非常重要,会对用户所有需求产生重要影响,他同时还对资金、时间、项目组等因素产生重要影响。管理执行力不高的单位即使上了好软件也很难正常使用。当然最佳的情况是用户通过上软件,固化先进的管理思想,从而提升了管理水平,促进了执行力,但这个过程的难度相当大,资金、时间、项目组等都需要大的投入。实施好了,效果确实很明显。

用户目前信息化的水平

信息化水平高的表现之一就是非常重视软件维护,特别是保修期外的自主维护。

用户平和坚韧的心态

在软件实施过程中,这种心态非常重要。因为最好的服务是使用平台为用户做定制开发,但定制开发就会对软件产品“牵一发动全身”的不利影响,只是平台开发会大幅度降低这种影响,但不能完全消除,所以用户在测试评价软件时会有一定的反复,需要用户有平和坚韧的心态。

用户项目组的有效运转

软件实施过程中,项目组要承担很多测试评价的工作,具有非常重要的影响力

软件供应商的技术能力

软件归根到底还是一个智力产品,技术能力就是核心竞争能力,直接影响到用户需求的实现,还会影响到未来用户维护软件的需求。

软件产品符合程度

——

在软件定制开发过程中,软件的符合程度会变得次要,如果用户想购买产品,那符合性就会变为重要的影响因素。

软件的开发方式

可以决定软件的成败,最佳的方式是使用软件开发平台来为用户进行定制开发,那种使用产品或者使用源代码定制开发的方式都是风险极大的方式。

软件的二次开发能力

——

决定了软件生命力的重要因素。特别是那种以用户为主导的二次开发能力是最好的。因为软件的二次开发还提升了用户参与软件开发的能力,除了检测流程外,很多调整的内容都可以自行承担。

三、  各个因素之间的相互关系说明,以利于用户把握重点因素

因为资金在这十个因素中很重要,也是最容易受到其他九个因素的影响,所以我们以资金受到其他因素的影响为例说明如下:

序号

影响因素

影响资金情况的说明

1

用户对信息化建设允许的时间

软件实施时间越长,资金要求越多。产品——不调整软件的方式,时间短,要求资金较少,项目——定制开发软件的方式,开发周期长,要求资金就相应较多。反过头来,资金越多,越有时间请供应商调整软件,提高软件需求的满足程度,进而提高软件的成功率。

2

用户目前管理的执行力

执行力越强,在软件实施过程中越可能顺利,特别是需求调研越顺利、详实和准确,越可能缩短实施周期,资金越少。当然资金越多,越有可能弥补执行力不足造成的不利影响。同时执行力还对其他很多因素产生重要影响,是个基础性的影响因素,跟软件供应商的技术水平同等重要。

3

用户目前信息化的水平

信息化水平越高,阅历越丰富,越能对软件产品做出公正的评价,为以后确定合理的资金、供应商评价、软件保外的维护、保证项目组的有效运行等方面打下坚实的基础。

4

平和坚韧的心态

平和坚韧的心态实在是不得不提到的问题,软件的复杂主要体现在管理水平的整体提升上,对几乎所有人都是个挑战,尤其是管理细节的固化问题,造成了大量的软件修改,而软件修改又会造成“牵一发动全身”的不利局面,所以我们需要有平和而坚韧的心态,摒弃浮躁,才能做好软件的个性化调整。良好的心态可以提升软件成功率。

5

用户项目组的有效运转

项目组的运行效率非常关键,直接决定了用户需求的实现程度,效率越高,资金会越少,所以需要有效组织,认真考评,责权利必须明确。项目组的组成:关键人员亲自担任项目组组长,各个主要科室主要负责人都需要测试评价软件,还需要有软件初始化和今后维护的人员。

6

软件供应商的技术能力

软件供应商的实力主要体现在软件的技术能力上,因为只有“技术能力”才会伴随“软件产品和服务”转化并提升用户信息化建设的水平,办公地点豪华不豪华、注册资金多不多都是表面现象。技术能力越高,软件产品服务的质量水平越高,用户需求的满足程度越高。如果质量一样,技术能力高的资金量、定制开发时间一定减少很多。

7

软件产品的符合程度

软件产品同用户需求越符合,今后的调整量会越小,资金也就越少。需要特别说明的是,即使是项目制,也不要那种从无到有的开发,连个基本的产品都没有的情况下的定制开发,风险也是很大的。正常情况下的资金花费可能更多。

8

软件的开发方式

开发方式能决定信息化建设的成败,所以非常重要,主要的开发方式是两种:产品制和项目制。产品便宜、使用效果差;项目贵、使用效果好。

9

软件的二次开发能力

以用户为主导的二次开发是非常实惠的功能,一方面提升了用户参与软件开发的能力,除了检测流程外,很多调整的内容都可以自行承担,这样就节省了不少资金;另外对于用户长期有效使用软件的帮助也是巨大的,可以大幅度的降低保外期间软件维护的费用。从整个软件的生命周期看,具有二次开发能力越强,今后用于软件维护的资金就减少。

通过以上分析,我们可以看到十个因素之间也是相互影响。对于用户来说除了资金之外,最关键的是自己的管理水平,特别表现在执行力方面;对于软件供应商来说,最关键的是技术能力和开发方式。

如果用户想控制软件风险,需要多方位,全面的控制这十个方面的因素,才能从根本上解决软件失败率居高不下的问题。

附录一

世雄实验室信息管理平台报告处理特点

 

由于报告(证书)是实验室为客户提供的最终产品,是实验室一切工作的出发点和根本目标。所以实验室对于报告的重视是必然的。在信息管理软件中,有几个方面应该会得到实验室的重视。

一、报告的自动化程度,是实验室提高工作效能、降低每份报告成本的最重要指标。

报告的自动化主要指通过数据库模板自动调用各种关联表中数据的能力。比如,报告的封面、基本信息、数据信息和其他附件,都要使用数据表的形式,实现对各种关联数据表的数据调用,那种使用excel或者word形式生成报告的形式是一种过度形式,不应该成为最终的报告形式,主要原因是这种技术严重落后,会给系统的建立、维护、升级带来无穷无尽的麻烦:

使用excel或者word是文件格式,即使采用了ole技术也只是减少了一定的存储空间,但却不能改变文件独立存储的事实,数据存储的空间太大;同时这种方式只能实现报告封面信息的简单调用,其他重要内容都需要excel或者word文件录入或简单调用,根本不能实现复杂的逻辑调用。相反采用了数据库的形式的报告,模板是数据表,信息都以字段形式存储在数据库中,自动调用就可以实现完整报告的生成,更可以实现字段间复杂逻辑的合并、计算,从自动化角度分析是最好的实现方式。

数据库的方式生成报告也可以实现批量数据的录入、处理、报告的批量生成、批次打印的众多功能。

二、报告数据的安全性、可靠性,不仅是客户满意度的重要指标,更是实验室生存和发展的基础。

首先、报告数据的安全性的体现:

1、所有数据一次录入,数据的录入、修改都能够被追溯到,便于查找错误和提高质量管理水平(跟可追溯性有关联)。

2、所有数据录入后的修改必须由当事人或者有特定权利的人员修改,系统中必须有严格的退回流程和自动的事件记录、追溯管理的功能,而使用word或者excel文件生成报告,在报告编辑、报告审核、签发、打印、今后的日常维护等环节都没有办法改变,人为随意修改实验数据的漏洞,根本没有安全性可言。

3、数据的安全性还体现在能否实现对数据信息的保护上:比如能否实现对重要信息的加密等方面,加密的方法是否能够被控制上。比如我们的EMP-LMP就可以通过EMP——企业管理平台来实现对字段的128位的加密技术,跟银行的加密系统相同;同时最高管理者采用授权的方式交给系统管理员工作,工作结束后可以收回。

4、数据的安全性还体现在数据库管理、恢复、备份中:全面的数据库管理,数据信息都以字段形式存储,调用、维护、备份、合并、恢复、同其他数据的接口设计等的实现都很方便,当然还包括数据库的迁移(由一个数据库升级为其他数据库的方法)也都容易实现,而使用了第三方软件——excelword的系统的这些操作几乎都不能实现,或者实现部分功能后,报告又没有办法被二次调用,这种刚性结构,同时也是对系统的可靠性的严重打击。

5、数据安全性还体现在很多方面:比如数据传输中的数据加密、数据库的加密、人员登陆信息的“流加密技术——就是以加密流程的方式实现对登陆信息的加密,数据库中没有密码字段,根本无从破译”、电子签名的软硬件加密技术等方方面面,详情见EMP-LMP实验室信息管理平台(高级版)功能介绍,这里不再赘述。

第二、报告数据可靠性的体现。

1、容易操作的软件可靠性较高,可以避免人员的误操作。

EMP-LMP的开发工具是EMP——企业管理(开发)平台,可以实现对所有字段的从建立、修改、属性控制、引用等全方位的管理,这些都是在没有任何源代码的情况下实现的管理,为普通用户掌握这些方法提供了很好的工具。比如报告模板中,客户名称字段大小不够用时,马上通过调整该字段的属性中的字段大小就可以马上生成自己需要的报告了,报告自动生成的可靠性大幅增加了。

2、自动生成报告时的系统可靠性:由于在软件开发中,数据库技术早就取代了文件管理的方式,从而使得数据对系统的软硬件资源的占用情况大幅度的降低了,系统冗余大幅减少。从而使得系统的可靠性大幅度提高。而使用word或者excel文件生成报告的可靠性就很差,由于需要先打开excel或者word程序,这些程序会占用大量的包括服务器和终端机的系统资源,容易造成冗余的大量积累,同时这些应用程序生成大量的临时的中间文件(这对于安全性也很不利,中间文件稍加处理就可以生成报告),最终有可能造成系统缓慢,甚至瘫痪的事故,安全性破坏的严重后果。系统的可靠性大幅降低。

三、报告数据的可追溯性是实验室内部管理的最重要的指标。

1、可追溯性的重要体现就是数据原始性的控制:

可以通过有安全控制和可追溯控制的原始记录来实现数据同报告数据的关联,实现数据的一次录入,不需要二次录入。在做样环节中,任何数据修改了,都留有记录。

当然有时有些实验室需要报告在一些环节被有权限的人修改,系统会自动记录数据修改的情况,并将已经修改的报告另存为一个文件的方式来处理,这种报告也可以打印,存储,有台帐记录,有追溯的文件记录,如果要修改数据库中的数据就需要提交报告修改申请单,得到审批后才能修改数据库的字段。报告修改审批单也有台帐记录,主要是记录单号和谁什么时间修改了哪个字段,谁批准的等信息,这样的做法既符合原则性又有一定的灵活性。从而使得报告的修改变得很实用、易用和好用。

2、对于报告审核环节的信息的追溯:EMP-LMP有批注功能:跟word中的批注功能类似,报告审核人可以对报告中的信息提出具体审核意见,比如样品的规格型号不对,就可以选中它后在批注对话框中提出审核意见后退回给错误人那里,错误人就可以看到报告审核人员的批注一览表,查看所有批注,这些批注将跟随报告一起流转,这些功能的实现也就体现了对于审核信息的可追溯性。

3、追溯性的概念很宽泛,比如数据审核环节都可以看到做样环节的仪器的检定情况、工作状态,人员的(培训)情况等内容,当然如果从广义上讲看追溯性,它几乎包括了所有资源和质量管理的功能模块,从这个角度讲,可追溯性是第一位的,只是实现它的方法是否简单、易行,功能上是否全面、自动获得信息将变得非常重要;

4、由于客户的重要性,所以很多时候的追溯性还体现在客户委托情况的查询统计上,比如客户的历次检测记录、欠费情况、协议用户的协议签订的有效期和金额等方面、联系人和分支机构,客户历年的检定情况等等方面。当然其他功能:比如设备管理、人员、材料、标物标液等也都有类似的追溯性。

四、报告的二次开发功能的重要性在于能够使报告的生命周期延长数倍,进而提高整个实验室信息管理平台的生命周期。

1EMP-LMP的报告第一开发和二次开发功能几乎相同,所有流程表(EMP-LMP高级版中有36个流程)用户都可以修改和新建。

2、报告中几个难以处理的功能:上下标,电子签名,图片,数据换行,还有行合并,列合并等内容,字段的建立、属性的修改,报告批注功能的实现,繁体字、中英文等内容,好在EMP-LMP都已经解决。并且用户也都可以自己实现这些功能。

3、报告生成的格式非常丰富,对于实验室也非常重要,比如可以根据客户要求将报告生成pdf文件,htm文件(直接挂到网上),jpgbmp的图片格式,便于编辑,excelword文件、txt等都可以。

五、报告数据的再利用对于实验室开展全面质量管理是重要的,特别是管理层,在做决策时可以有准确的数据基础。

1、对于数据的再利用和加工是信息管理软件的重要功能,在上面的可追溯性的说明中有所涉及,这里只重点介绍一下EMP-LMP中的统计和查询:统计查询中的内容涉及到人、部门、机构、岗位、样品中的数量(接样量、做样量、报告数量等);

质量(合格率、及时率、效率(进度)、退回率等);

收支(标准应收、应收、预收、实收、协议款、退款等)。

还有对样品的分类统计、对机构检测流程中环节的时间的统计、对于设备检定、状态、使用情况的统计,客户内容的统计、样品信息、检测进度的统计、还有统计图等内容。

2、通过综合查询可以重现整个样品的检测流程,特别重要的是组合查询,对于统计客户(包括监督抽查的客户)的检测情况,报告结论,时间段等内容非常方便,还可以通过表格属性编辑器将组合查询的结果导出成需要格式的文件(详见高级版功能介绍)。 

 

 

脚注信息

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